Liveband für Firmenevents – der Leitfaden für Eventmanager

Warum ein Firmenevent anders geplant wird

Bei einer Hochzeit entscheidet meist das Bauchgefühl des Brautpaars. Bei einem Firmenevent ist das anders: Ihr steht für das Image des Unternehmens gerade, müsst das Budget intern rechtfertigen und habt oft mehrere Leute im Freigabeprozess sitzen. Das verschiebt, worauf es ankommt – Verlässlichkeit und klare Abläufe zählen am Ende mehr als reine Sympathie.

Wie plant man den musikalischen Ablauf?

Denkt in Phasen, nicht in einer durchgehenden Playlist. Jede Phase braucht ihre eigene Lautstärke und Energie – so sieht das in der Praxis aus:

Für die ruhigen Phasen empfiehlt sich statt Live-Musik eine ganz leise Hintergrund-Playlist, die praktisch unbemerkt mitläuft. So bleibt die Atmosphäre durchgehend stimmig, auch in den Pausen der Band.

Das Gästelisten-Briefing: der Hebel, den viele unterschätzen

Hier liegt der grösste Unterschied, den ihr als Organisator selbst beeinflussen könnt. Gebt der Band vorher mit – schriftlich oder auch einfach am Telefon:

1. Altersverteilung – grob, wie viele Gäste in welche Generation fallen
2. Internationalität – wie viele Nicht-Deutschsprachige dabei sind
3. Anlass-Charakter – formelle Gala oder eher ein lockeres Sommerfest
4. Tabu-Songs, falls es welche gibt
5. eine Ansprechperson vor Ort, die am Abend bei Änderungen entscheidet

Ohne dieses Briefing muss die Band raten – und Raten führt selten zu einem runden Abend.

Nicht zu früh eskalieren: die richtige Energie-Kurve

Ein Fehler, der uns immer wieder begegnet: Die Band eröffnet direkt mit den grössten Hits, um von Anfang an volle Power zu zeigen. Das Problem dabei – danach ist die Luft raus, es bleibt keine Steigerung mehr übrig.

Besser fahren wir, wenn wir mit bekannten Songs in mittlerem Tempo beginnen, die die Tanzfläche früh füllen, und die energiereichsten Titel erst dann bringen, wenn die Tanzfläche wirklich voll ist. Das ist das beste Rezept für eine legendäre Firmenparty.

Wenn es wirklich präzise sein muss

Ein Beispiel aus unserer Praxis: Bei der Einweihungsfeier des neuen Atupri-Hauptsitzes in Bern haben wir auf mehreren Etagen gleichzeitig gespielt – live im Fernsehen übertragen. Zeitpläne mussten auf die Sekunde stimmen, die technische Abstimmung mit dem Übertragungsteam lief parallel zum Soundcheck.

Ein anderes Beispiel: Für die Summer Party von Bitcoin Suisse im denkmalgeschützten Salesianum in Zug – einem barocken Herrenhaus am Zugersee – begann der Abend mit Rede und Jazzklängen am Klavier während des Essens, bevor gegen 21 Uhr die volle Besetzung übernahm und aus dem getragenen Rahmen des Herrenhauses eine legendäre Party machte, die bis weit nach Mitternacht weiterging.

Ein drittes Beispiel: Bei der Weihnachtsfeier von Kestenholz Automobil AG, dem Schweizer Mercedes-Benz-Händler, haben wir vor rund 300 Gästen in deren eigenen Räumlichkeiten in Pratteln gespielt – nach Apéro und Dinner haben wir den Saal bis Mitternacht zum Beben gebracht.

Diese Liste liesse sich noch beliebig fortsetzen – am Ende zeigt sich aber immer dasselbe Prinzip: Zeitplan, Technik und Programm müssen zusammenspielen.

Vertragsfallen, die Eventmanager kennen sollten

Der häufigste Stolperstein ist eine vage Überstunden-Regelung. „Verrechnung zu üblichen Sätzen“ klingt harmlos, hilft euch aber nie weiter – ohne konkrete Zahl legt ihr euch die Latte selbst hoch.

Technik: Was ihr im Vorfeld klären solltet

Um Strom und Ton müsst ihr euch keine Gedanken machen. Wir passen uns jeder technischen Gegebenheit unkompliziert an, damit euer Event reibungslos abläuft. Wir bringen entweder unsere eigene hochwertige Tontechnik mit oder organisieren bei grösseren Anlässen mit mehreren hundert Gästen das komplette Setup über unsere langjährigen Technikpartner.

Bei vielen Firmenevents stellt die Location bereits Bühne und Technik, oder ihr habt schon einen externen Dienstleister gebucht – auch das ist überhaupt kein Problem. Wir integrieren uns nahtlos in das bestehende System und sind sehr versiert in der Zusammenarbeit mit fremden Technik-Teams, sodass der Sound in jeder Konstellation stimmt.

Ein paar Eckwerte helfen trotzdem bei der Planung: Für die meisten Events genügt eine normale Steckdose (230V, 16 Ampere), bei Grossanlässen braucht es oft Starkstrom (CEE 16/32). Für Reden stehen euch Funkmikrofone zur Verfügung, und ein Laptop oder Beamer lässt sich meist direkt an die Bandanlage anschliessen. Beim Platzbedarf gilt als Richtwert: Eine 5-köpfige Band braucht mindestens 4 × 3 Meter, ideal sind 5 × 4 Meter. Für Auf- und Abbau solltet ihr rund 90 Minuten sowie 45 bis 60 Minuten einplanen.

Besetzung: Wie gross soll die Band sein?

Unsere Standardbesetzung ist die 5-köpfige Band: Gesang, Gitarre, Keys, Bass und Schlagzeug. Diese Formation deckt die meisten Firmenevents optimal ab und liefert einen vollen, satten Live-Sound.

Für ein schmaleres Budget gibt es auch eine kleinere, günstigere 4-köpfige Besetzung fürs Party-Set – ideal, wenn der Fokus klar auf der Tanzfläche liegt und nicht auf der grössten möglichen Bühnenpräsenz.

Soll der Auftritt noch mehr Eindruck machen, lässt sich die Band auf 6 oder 7 Musiker erweitern – mit einer zweiten Sängerin und einem Saxophonisten für zusätzliche Live-Power und einen noch grösseren Sound.

Moderation: wer führt durchs Mikrofon?

Braucht ihr jemanden für Ansagen, Übergänge und die Koordination zwischen Rednern? Kleinere Ansagen – etwa die Ankündigung des Desserts oder eines Programmpunkts – übernehmen die meisten Bands gerne über ihren Bandleader. Für eine grössere Veranstaltung oder einen Galaabend mit professioneller Moderation braucht es meist zusätzlich eine externe Moderatorin oder einen Moderator. Klärt das vorher – sonst zahlt ihr entweder zwei Dienstleister für eine Aufgabe, oder niemand fühlt sich zuständig. Mehr Details dazu findet ihr in unserem Event-Guide.

Rechnungsstellung und interne Freigabe

Ein paar Fragen, die ihr euch früh stellen solltet:

• Wird eine formelle Offerte für die interne Freigabe benötigt?
• Arbeitet die Band auf Rechnung, mit welcher Zahlungsfrist?
• Sind alle Angaben für eure Buchhaltung vorhanden?

Holt die Offerte rechtzeitig ein – ihr braucht eine belastbare Zahl fürs Budget, lange bevor überhaupt gebucht wird.

Unsere Erfahrung

Über 350 Events liegen inzwischen hinter uns. Firmen wie Roche, Novartis, Concordia, Baloise, ABB, Siemens, Swisscom, Raiffeisen, Endress+Hauser, Würth, Planzer Transport, Carlsberg, Globus, Dosenbach, Q8 Oils, IKEA, Partners Group, das Victoria-Jungfrau Grand Hotel, die Alternative Bank Schweiz, das Forschungsinstitut für biologischen Landbau FiBL, Medartis, Helvetikett, GoExpress, das Sportcenter Ägeri, die Basler Kantonalbank und Feldschlösschen haben uns bereits für ihren Anlass gebucht. Was wir dabei gelernt haben: Eine Band, die sich direkt mit dem Location-Team abstimmt, nimmt euch als Organisator echte Arbeit ab. Einen Überblick über weitere Kunden und Anlässe findet ihr auf unserer Referenzen-Seite.

Häufige Fragen

Kann die Band Apéro und Party spielen?

Ja, und das sogar sehr flexibel: Für den Apéro könnt ihr wählen, ob ein Duo, ein Trio, ein Quartett oder gleich die volle Band spielt – je nachdem, welche Grösse und Lautstärke zum Rahmen passt. Am Abend übernimmt dann meistens die volle Besetzung die Party.

Wie früh sollten wir für eine Firmenfeier anfragen?

Ein Jahr im Voraus ist ideal – so sichert ihr euch den Wunschtermin, gerade in den stark nachgefragten Sommermonaten für Sommerfeste sowie im November/Dezember für Weihnachtsfeiern.

Was, wenn die Geschäftsleitung noch nicht entschieden hat?

Kein Problem – fragt einfach nach einer unverbindlichen Offerte mit befristeter Terminreservation.